OBJECTIVE:
Hỗ trợ Giám Đốc Khối Xử Lý Tín Dụng trong các công việc hành chính, lập báo cáo, sắp xếp cuộc họp… nhằm đảm bảo khối vận hành hiệu quả
Assist Collections Division Director in terms of admin tasks; making reports; arranging meetings… to ensure Collections Division’s activities operating sufficiently
KEY RESPONSIBILITIES:
Các công việc hành chính/ Administrative tasks
- Hỗ trợ Giám Đốc Khối Xử Lý Tín Dụng sắp xếp và xác nhận lịch họp, phỏng vấn đảm bảo không trùng lặp/ Assist Collections Division Director to arrange and confirm appointments, meetings and interview to avoid any clash in the schedule
- Tổng hợp và xem qua các tài liệu từ các phòng ban nội bộ đảm bảo tuân thủ nội quy, hợp pháp và định dạng chung /Consolidate & review submitted documents from department to ensure the legality, presentation format and regulation compliance
- Phối hợp giữa Giám Đốc Khối, các trưởng phòng trong nội bộ với các phòng ban khác để vận hành và nâng cao hoạt động của Thu Hồi Nợ (HR, Tài Chính, IT, BICC)/ Work as liaison between Division Director, internal Heads and other departments to operate and improve collections activities (such as: HR, Finance, IT, BICC,…)
- Lên kế hoạch chi phí (công tác,..) của Giám Đốc Khối Xử Lý Tín Dụng và nộp cho phòng Tài Chính/ Make monthly finance projection plan of Collections Division Director (business travel, …) and submit to Finance Department
- Dịch thuật văn bản khi cần thiết/ Translate documents as requested
- Ghi nhận và nộp bảng chấm công/ Record and submit time-sheet
Thư ký cá nhân (trường hợp Giám Đốc Khối là người nước ngoài) / Personal Administrative Assistant (in case Division Director is expat)
- Phụ trách các phát sinh cá nhân của Giám Đốc Khối bao gồm: nhà ở, di chuyển, bảo hiểm, nghỉ phép, thuế cá nhân,….)/ Follow up personal issues of Division Director (accommodation, daily transportation means, insurance, medical, home travel, annual leaves, PIT, etc.)
- Theo dõi các vấn để chi phí đảm bảo thanh toán hợp lý: phúc lợi, hoàn tiền, tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, yêu cầu thanh toán chi phí bảo hiểm sức khỏe, taxi, thanh toán khác,… / Follow financial issues (benefit, reimbursement, bank account, credit cards, medical claim, taxi, in and out payment, etc.) to ensure the bill are paid properly
- Đăng ký và gia hạn visa, giấy phép cư trú và hộ chiếu/ Apply and extend visa, resident cards and passports
- Sắp xếp công tác (vé máy bay, nhà ở, di chuyển,…)/ Arrange travel (airplane tickets, accommodation, transportation means, etc.)
- Đảm bảo các hoạt động vận hành tuân thủ theo các quy định, chính sách và thủ tục đã được phê duyệt
Ensure operating in accordance with the approved regulations, policies and procedures
- Các công việc khác được giao bởi cấp quản lý/ Undertake other tasks assigned by Line Manager
